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En qué consiste una factura rectificativa y cómo prepararla

Hoy en día estamos acostumbrados a hablar de “factura rectificativa”, si bien son muchas las personas que, coloquialmente hablando, “oyen campanas y no saben dónde es la misa”; a este respecto, desde MDH Emprende les damos las claves para que no quede resquicio de duda sobre en qué consiste una factura rectificativa y cómo se emite.

Qué es una factura rectificativa

Para saber qué es una factura rectificativa debemos aclarar primero el concepto de factura; así, el diccionario de la RAE la define como “cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”.

No obstante, una factura no solo es un documento informativo y de registro sobre la realización de una venta o la prestación de un servicio, sino que va más allá y sirve como prueba de que una operación comercial:

  • Se ha realizado correctamente.
  • Ha sido satisfactoria para las partes intervinientes.
  • Es válida desde el punto de vista legal.

Si se han liquidado y pagado los impuestos correspondientes en el sistema tributario español, la factura deberá expresar, obligatoriamente y de manera separada, el IVA de la operación, así como, en su caso, las retenciones practicadas.

Sentado lo anterior, una factura rectificativa es un documento que se emplea para corregir una factura original, bien porque la misma no cumpla con todos los requisitos establecidos en el Reglamento de facturación, o bien porque exista cualquier error de cálculo o expresión de las cantidades.

A priori no presentaría mayor complicación que la mera rectificación de los errores; la principal dificultad se nos presenta en el supuesto de que se advierta el error una vez emitida la factura con un error, esta ha sido contabilizada y/o se han presentado los impuestos correspondientes a la misma. En todo caso, su emisión será obligatoria.

Cómo hacer una factura rectificativa

Tan pronto como nos demos cuenta del error y, en todo caso, antes de que transcurran cuatro años desde la fecha de la factura original, debemos emitir una factura rectificativa, la cual, además de contar con todos los requisitos del Reglamento de facturación, deberá contener los datos identificativos de la factura original y de la rectificación efectuada, así como una serie especial de numeración.

En el supuesto de que se haya producido una devolución del producto, o existiera un error en los precios o descuentos aplicados, se deberá hacer un abono, pudiendo dar lugar a una factura rectificativa negativa. También será necesario presentar la factura rectificativa a la Agencia Tributaria para recuperar el IVA pagado de la misma y rectificar las declaraciones de impuestos presentadas.

Modos de contabilizar factura rectificativa

Cada factura rectificativa emitida se anotará como una devolución de ventas y similares (cuenta 708), completado con las anotaciones de IVA repercutido a Hacienda (cuenta 477) y clientes (cuenta 430).

Como podemos comprobar, la emisión de una factura rectificativa no entraña gran dificultad, si bien es importante conocer con detalle qué es y cómo se hace para que la misma cumpla con todos los requisitos y no genere más problemas de los que intente enmendar.