Dentro de cualquier empresa existen determinadas áreas o departamentos indispensables para el correcto funcionamiento del negocio y la posibilidad de cumplir los objetivos: marketing y ventas, producción, dirección, recursos humanos… La contabilidad es un área que forma parte de todo negocio y es, probablemente, uno de los departamentos más importantes, ya que permite llevar un seguimiento de todos los movimientos financieros de la compañía. Veamos cómo llevar la contabilidad de una empresa, qué son las cuentas y cómo hacer asientos contables.
Qué es la contabilidad de una empresa
La contabilidad consiste en una serie de actividades que posibilitan el control de la situación financiera de la empresa: ingresos y gastos, facturación, nóminas… Actualmente, casi todos los negocios llevan la contabilidad gracias a programas informáticos especializados, los cuales realizan un registro completo de las operaciones económicas que se llevan a cabo en ellos. La contabilidad es una actividad obligatoria según el Código de Comercio, viéndose el empresario obligado a registrar sus operaciones y realizar inventarios y balances, todo ello para tener información sobre el movimiento del dinero dentro de la empresa y la finalidad de sus acciones.
Pasos para llevar la contabilidad de una empresa
Para que nuestro programa informático registre de manera adecuada todos nuestros movimientos, tenemos que seguir una serie de pasos imprescindibles en cualquier área de contabilidad.
Primer paso: conocer qué libros de registro son obligatorios
Las empresas deben actualizar determinados libros de registro de manera obligatoria, con el fin de garantizar una contabilidad transparente y fiable. Dentro del área contable, son dos los libros de registro obligatorios para cualquier negocio:
- Libro diario. Registra todos los movimientos y operaciones que se llevan en el día a día de la empresa.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Recoge los saldos, cuentas anuales e inventarios de la empresa: balances, cambios en el patrimonio, flujos de efectivo, cuenta de pérdidas y ganancias…
Recopilar la información contable
Es fundamental que toda la información económica de la empresa quede bien recogida, es decir, que se guarden todos los ingresos y gastos de manera ordenada. Un buen sistema de facturación es necesario para este paso, ya que permitirá controlar y demostrar cada una de las operaciones gracias a los tickets, facturas o justificantes de las transacciones.
Pagar los impuestos y llevar las cuentas al día
Todos los empresarios tienen que presentar modelos de declaración fiscal frente a Hacienda, ya sean trimestrales o anuales, para demostrar su solvencia y legalidad. Además, las cuentas deben gestionarse todos los días, anotando los movimientos sin excepción en el libro diario de contabilidad, algo que te permitirá conocer la situación exacta de la parte financiera del negocio.
Comprobar la veracidad de los datos
También es altamente recomendable que las anotaciones se revisen de manera periódica, ya que algún fallo en la contabilidad puede acarrearte un problema grave con la Agencia Tributaria. Con una gestión adecuada del libro diario y un trabajo constante se evitan fallos de este tipo que pueden suponer multas y sanciones económicas bastante duras.
Cómo hacer asientos contables
Los asientos contables son todas las anotaciones que se realizan en el libro diario de contabilidad, y permiten reflejar las variaciones en el patrimonio y ajustar las finanzas del negocio. Para realizarlos, se utiliza un sistema de partida doble en el que se carga el importe en una parte (debe) y se abona en otra (haber). Gracias a este sistema, el balance de situación anual refleja una situación en la que la suma del debe se iguala a la del haber (activo = pasivo). Antiguamente se gestionaba a mano, pero hoy en día los asientos se realizan automáticamente a través de programas informáticos avanzados.
La contabilidad es un área esencial que permite llevar el control financiero de la empresa. Cómo llevar la contabilidad de una empresa, además de ser un excelente instrumento para que el directivo tome decisiones estratégicas u operativas, también es necesario de cara a probar la legalidad y transparencia de la empresa frente a las Administraciones Públicas.
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