Cualquier empresario, profesional liberal o autónomo suele estar familiarizado con los gastos suplidos en su actividad diaria; sin embargo, no siempre se incluyen debidamente a la hora de facturar suplidos.
Con el objeto de evitar este tipo de errores y confusiones, los especialistas de MDH Emprende intentaremos colaborar con los profesionales y facilitarles la tarea de elaborar una factura de suplidos, comenzando por aclarar conceptos para conocer con exactitud qué es un suplido y de qué hablamos cuando nos referimos a ello.
Qué es un suplido
Bajo la categoría de suplidos se engloban una serie de gastos que un determinado profesional satisface por mandato expreso y en nombre de un tercero, a la sazón su cliente, abonándolo por adelantado en su nombre al ser necesario para la realización de cualquier trámite de su interés, debiéndole ser posteriormente reembolsado por el cliente.
De este modo, cualquier profesional que factura suplidos está, en realidad, repercutiendo sobre su cliente los gastos abonados en su nombre y que se han pagado por adelantado, incluyéndolos dentro de la factura que le emita como un concepto diferenciado de otros, como pueden ser sus honorarios.
Un claro ejemplo de un gasto suplido puede ser el pago de la tasa para la emisión de un certificado registral, o el depósito que un procurador lleva a cabo en el juzgado para presentar un recurso de apelación en nombre de su representado.
Llegados a este punto, conviene precisar que no cualquier gasto reembolsable o realizado en nombre de un tercero puede considerarse suplido, ya que estos deben cumplir tres requisitos indispensables:
- Debe mediar una orden expresa del cliente al profesional para que este incurra en el gasto, pudiendo bastar el mero mandato de la realización del servicio o trámite que requiere dicho desembolso.
- El profesional debe acreditar documentalmente mediante factura el gasto efectuado en nombre de su cliente. De lo contrario, el cliente no se podrá desgravar dicho gasto al facturar suplidos, como veremos a continuación.
- El gasto debe realizarse por cuenta del cliente, quien deberá figurar como destinatario de la factura final y en lugar del profesional o entidad que adelante el gasto.
Una vez aclarado el concepto, veamos ahora cómo se deben incluir los suplidos en la correspondiente factura de suplidos.
Cómo se factura un gasto suplido
Al igual que ocurre, por ejemplo, con las facturas rectificativas, estos gastos presentan ciertas particularidades y requisitos que conviene tener en cuenta a la hora de facturar suplidos.
En primer lugar, estos han de incluirse en la factura del profesional que los satisfizo, necesariamente, con la denominación o concepto de “suplidos”.
Además, es muy importante que el importe del gasto no se tome en cuenta como base imponible para el cálculo del IVA, ni de IRPF.
De ahí la importancia de que el profesional, cuando haga un abono, solicite la factura a nombre de su cliente, para que este pueda desgravárselos, ya que será el destinatario final de estos gastos el sujeto pasivo al que corresponde, en definitiva, su tributación.
Podemos concluir que la práctica totalidad de las empresas en algún momento dado habrán de gestionar facturas de suplidos, por lo que confiamos que con este artículo hayamos podido contribuir a que la facturación de este tipo de gastos sea impecable.